Mandat
**** Concours réservé aux employés de Santé Québec ****
Sous l’autorité de la directrice médicale et des services professionnels et des directrices médicales adjointes, la personne titulaire du poste planifie, gère et fournit des services de soutien administratif. L’adjointe à la DMSP exerce une autorité fonctionnelle sur celle-ci. La personne titulaire est appelée à assister ses supérieurs immédiats tant dans l’organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques et en assure les suivis. Elle prend en note, transcrit, met en page, corrige des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle coordonne les agendas de ses supérieurs. Elle assiste à certaines réunions et rédige les comptes rendus. Elle traite les demandes acheminées par les partenaires internes et externes et répond adéquatement à ces demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle assume tout autre mandat ou responsabilité à la demande ou avec l’accord de ses supérieurs immédiats.
Partie 1 : Détails des fonctions
•Assiste ses supérieurs dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés;
•Effectue des travaux administratifs reliés à l’organisation du travail et à l’analyse des données;
•Fait le suivi des communications et s’assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées;
•Participe à la rédaction de processus de travail et formule des recommandations;
•Collabore à la réalisation des objectifs de la direction;
•Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques;
•Collabore à la planification, à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel dans le service;
•Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers afin de se conformer aux lois en vigueur, aux politiques et aux procédures;
•Offre du soutien auprès du personnel du service dans des dossiers complexes;
•Valide les relevés de présence et les comptes de dépenses;
•Offre du soutien et collabore auprès des autres attachés de directions de l’établissement;
•Remplace ses collègues de la même direction lors de congé ou de vacances;
•Agit à titre de super utilisateur de logiciels complexes.
Direction médicale et des services professionnels
Coordination et planification des rencontres et des comités :
•Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres;
•Rappelle les engagements à venir;
•Réorganise l’agenda lors des changements;
•Répond aux demandes de rencontres et planifie les statutaires;
•Participe à l’organisation de toute activité du service (préparation de documentation, réservation de salles, convocation des participants, accueil et inscription, etc.);
•Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions, assiste aux réunions et rédige le compte rendu dans un délai raisonnable;
•Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités;
•Assiste à des rencontres ou comités (peut être hors des heures normales de travail);
•S’assure de la qualité du français et de la mise en page des documents.
Préparation et traitement de documents :
•Reçoit le courrier du service (électronique ou papier), effectue un triage, une priorisation et un suivi avec les gestionnaires nécessitant une action;
•Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.;
•Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
•Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature;
•Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer;
•Assure le classement et l’archivage des documents administratifs informatisés;
•Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution;
•Soutient l’utilisation d’outils de planification, d’évaluation, de suivi et d’aide à la décision.
Service à la clientèle
•Crée des requêtes électroniques en cas de bris d’équipement ou autre.
Exigences
Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.
Exigence :
•Excellente maîtrise du français oral et écrit;
•Vitesse de frappe au clavier 40 mots/minute;
•Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office Word, Excel niveau intermédiaire;
•Maîtrise du logiciel Powerpoint niveau débutant ;
•Test d’écriture et de gestion des priorités;
•Doit réussir une entrevue de sélection spécifique à la fonction ;
•Peut être appelé à assister à des réunions en dehors des heures de travail normales au poste.
Expérience :
3 années d’expérience pertinente auprès d’un cadre du réseau de la santé ou d’une grande organisation