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*****Concours réservé au personnel de Santé Québec *****
Sous l’autorité de l’adjointe à la Présidente-directrice générale (et en étroite collaboration avec la DSMSSSRE et la DSI), la personne assure la coordination administrative, logistique et opérationnelle des activités des conseils professionnels (conseil multidisciplinaire des services de santé [CMSSa], conseil multidisciplinaire des services sociaux [CMSSo], conseil des infirmières et infirmiers [CII]) et du conseil interdisciplinaire d’évaluation des trajectoires et de l’organisation clinique (CIETOC). Elle veille à la préparation, la mise à jour, la gestion et le suivi des dossiers, documents officiels, comptes rendus et communications internes et externes. Elle soutient les présidents des différentes instances dans la planification et la réalisation de leurs mandats, tout en assurant une liaison efficace avec les directions concernées.
Elle assume un rôle clé dans :
§ La gestion des agendas et des calendriers des instances qu’elle soutient?;
§ L’organisation complète de réunions, sous-comités et assemblées générales?;
§ La rédaction, la mise en page et la révision de documents professionnels?;
§ La gestion continue des communications, des correspondances officielles et des boîtes courriel?;
§ La coordination d’événements corporatifs, dont les bourses, Prix Distinction et les conférences-midi.
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Responsabilités principales
Soutien administratif aux conseils et à la Direction générale
§ Assister les présidents du CMSSa, du CMSSo, du CII et du CIETOC dans la réalisation de leurs mandats et priorités.
§ Gérer les dossiers confidentiels des conseils professionnels et en assurer le suivi efficace.
§ Coordonner les agendas, réunions, échéanciers et communications avec les directions concernées (Direction des services multidisciplinaires de santé et de services sociaux, de la recherche et de l’enseignement, Direction des soins infirmiers, Direction générale).
§ Organiser la logistique complète des rencontres : convocations, préparation des documents, réservation des salles, accueil des participants.
§ Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et documents de suivi, et assurer la diffusion aux membres.
§ Mettre à jour les listes de membres, les coordonnées et les répertoires des personnes-ressources.
§ Maintenir à jour l’intranet du CISSS de Laval et les espaces dédiés aux conseils.
Gestion documentaire et communications
§ Rédiger, réviser et mettre en page la correspondance officielle (lettres, avis, rapports, présentations, bilans annuels).
§ Produire et mettre en forme des présentations PowerPoint, documents stratégiques et ordres du jour.
§ Répondre aux questions des intervenants, orienter les demandes et agir comme point de contact pour les membres des conseils.
§ Assurer la gestion et la relève des boîtes courriel institutionnelles liées aux conseils.
Organisation d’événements et activités institutionnelles.
§ Planifier, organiser et coordonner les assemblées générales annuelles des conseils : logistique, ordre du jour, présentations, communications, réservations.
§ Coordonner les étapes des élections aux conseils : avis d’élection, affichage, réception des candidatures, envois, communications.
§ Coordonner les étapes de demandes de bourses CMSSa, CMSSo et CII.
§ Organiser les conférences-midi : réservations, invitations, sondages, documents remis, attestations.
§ Mettre à jour les informations des différents conseils sur l’intranet.
Soutien administratif général
§ Effectuer les réservations, inscriptions, classements et suivis administratifs courants.
§ Préparer et acheminer les diverses correspondances, tableaux, étiquettes, formulaires et documents spécialisés.
§ Tenir à jour les listes d’officiers des conseils, les répertoires de contacts, les répertoires des personnes-relais.
§ Répondre aux appels destinés au secrétariat des conseils.
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